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Der heutige Beitrag ist mehr etwas für Insider, wer keine Lust hat, sich mit Feinheiten zum Thema Datenbanken befassen, kann hier getrost aufhören zu lesen. Ich bin ihm nicht böse.



Es fängt damit an, dass eine Datenbank konzipiert wird. Monatlich werden neue Datensätze eingespielt , die zunächst nur das Datum des Imports und einen Namen enthalten. Weitere Angaben zu den Namen müssen dann ermittelt und von Hand eingetragen werden. Als Primärschlüssel ist „Name“ definiert.  Hat den Vorteil, dass, wenn im nächsten Monat der Name noch einmal geliefert wird, er gleich wegen Schlüsselverletzung rausfliegt und man nicht irgendwelche komplizierten Abgleiche machen muss.
So weit, so gut – mehr oder weniger jedenfalls.

Diejenigen, die nun die weiteren Angaben ermitteln und eintragen, drucken zu den einzelnen  Datensätzen verschiedene Übersichten aus und archivieren das Ganze in Ordnern. Und damit sie es später auch mal wiederfinden, schreiben sie eine Nummer drauf. Groß und in rot. Und zwar die Nummer, die für den jeweiligen Datensatz in der Navigationsleiste angezeigt wird. So weit auch noch ok. Mehr oder weniger.

Nun kommt nämlich jemand auf die Idee, dass die Datensätze nicht nach dem Importdatum, sondern insgesamt alphabetisch sortiert werden sollen. Prima, da positionieren wir doch einfach mal den Cursor im Feld „Name“ und aktivieren die Sortierfunktion. Schon haben wir alle „As“ am Anfang und die „Zs“ ganz hinten. Super, ist ja ganz einfach!

So, und jetzt suchen wir und mal einen Vorgang aus dem dicken Aktenordner.

Huch, da sind ja alle Nummern durcheinander geraten. Hilfe, die Datenbank spinnt völlig, die ist so nicht mehr zu gebrauchen. Ist da über Nacht vielleicht bei der Sicherung was schiefgelaufen?

Es kostet viel Überzeugungsarbeit und Zeit, den Leute klar zu machen, dass das Sortieren dran schuld ist. Was jetzt? Der Datenbankdesigner greift zu einer Hilfskrücke und baut ein zusätzliches Feld „Ablagenummer“ ein. Da soll dann die große rote Nummer drinstehen, die alle ungefähr 1000 Fälle auf den Papiervorgängen mittlerweile haben. Das Problem ist nur, dass dieses Feld nicht mehr automatisch belegt werden kann. Es wäre so schön gewesen, bei ursprünglicher Sortierung einfach bei 1 anzufangen und bis 1000 runterzuzählen. Geht aber deshalb nicht, weil inzwischen einige Datensätze aus der Datenbank gelöscht wurden und sich alles verschieben würde. Bleibt nur noch die Nacherfassung von Hand. Und dann, wenn alle alten Fälle eingetippt sind, man bietet ja Service, erscheint beim Doppelklick auf das Feld die Meldung „Die letzte vergebene Nummer war die 1002. Weiterzählen?“. Und beim Bestätigen steht wie von Geisterhand die 1003 drin. Toll!

Wäre da nicht das Problem, dass die Leute nicht abwarten können, bis die alten erfasst sind. Und noch bevor es mir gelingt, wenigstens den letzten Satz zu vervollständigen, sind munter automatisch die Nummern 201, 202 und 203 vergeben, zum zweiten Mal jetzt. Darauf angesprochen, antwortet man mir nur: „Das hat doch bisher auch geklappt, wir arbeiten jetzt  einfach weiter mit der Nummer aus der Navigationsleiste.“ Und auf dem Tisch der Kollegin sehe ich einen  (neuen) Vorgang mit der roten Nummer 108. Ein Blick auf ihren Bildschirm verrät mir, dass sie gerade wieder mal mit alphabetischer Sortierung arbeitet.

Gut, dass ich mit der Ordnerablage nachher nichts mehr zu tun habe!



Ich will ja den Kollegen, der sich die Datenbank ausgedacht hat, nicht kritisieren, aber wenn er von Anfang an ein (sichtbares) Autowert-Feld hätte mitlaufen lassen, wäre uns allen viel Ärger erspart geblieben...